Tóm tắt nhanh
- AI viết nhanh bản nháp; giá trị của thông cáo nằm ở tin mới, trích dẫn thật và số liệu có nguồn.
- Cho AI dữ liệu đầy đủ: tin chính, 5W1H, số liệu, trích dẫn đã duyệt, thông tin doanh nghiệp.
- Rà 7 dấu hiệu “giọng máy” và kiểm chứng thông tin trước khi gửi báo chí.
AI có thể viết một bản thông cáo báo chí trong vài giây, nhưng phóng viên cũng nhận ra “giọng máy” trong vài giây. Thông cáo chung chung, nhiều tính từ, thiếu thông tin mới sẽ bị bỏ qua dù viết bằng AI hay bằng tay. Bài này trình bày quy trình 5 bước để dùng AI viết thông cáo đúng cấu trúc, đúng giọng thương hiệu và đủ giá trị tin tức.
Thông cáo báo chí cần những phần nào?
Một thông cáo báo chí chuẩn gồm 6 phần: tiêu đề, đoạn mở đầu (sapo), thân bài, trích dẫn người phát ngôn, thông tin doanh nghiệp và đầu mối liên hệ. Nội dung sắp theo kim tự tháp ngược: thông tin quan trọng nhất ở trên cùng.
| Phần | Vai trò | Độ dài gợi ý |
|---|---|---|
| Tiêu đề | Nêu tin chính, có chủ thể và hành động | Dưới 15 từ |
| Sapo | Trả lời Ai, Làm gì, Khi nào, Ở đâu, Vì sao | 2–3 câu |
| Thân bài | Chi tiết, số liệu, bối cảnh | 3–5 đoạn ngắn |
| Trích dẫn | Quan điểm của người phát ngôn | 1–2 trích dẫn |
| Thông tin doanh nghiệp | Giới thiệu ngắn, cố định | 3–4 câu |
| Liên hệ | Người phụ trách truyền thông | 1 dòng |
Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu đầu vào cho AI
Chất lượng thông cáo phụ thuộc vào dữ liệu bạn đưa vào, không phải vào công cụ AI. Trước khi mở AI, hãy chuẩn bị:
- Tin chính trong một câu: điều gì mới, vì sao người đọc nên quan tâm.
- 5W1H: ai, cái gì, khi nào, ở đâu, vì sao, như thế nào.
- Số liệu có nguồn: con số cụ thể và nguồn kiểm chứng được.
- Trích dẫn thật: lời người phát ngôn đã duyệt, hoặc ý chính để AI diễn đạt rồi người phát ngôn duyệt lại.
- Thông tin doanh nghiệp chuẩn: đoạn giới thiệu đã thống nhất.
Lưu ý: Không để AI tự nghĩ ra trích dẫn rồi gán cho lãnh đạo. Mọi câu nằm trong ngoặc kép phải được chính người đó duyệt trước khi gửi.
Bước 2: Viết prompt theo cấu trúc kim tự tháp ngược
Giao cho AI cấu trúc cố định và yêu cầu nó chỉ dùng thông tin bạn cung cấp. Prompt mẫu:
Bạn là chuyên viên truyền thông doanh nghiệp. Viết thông cáo báo chí bằng tiếng Việt.
Tin chính: [một câu].
5W1H: [điền].
Số liệu (kèm nguồn): [điền].
Trích dẫn đã duyệt: [điền].
Thông tin doanh nghiệp: [dán].
Yêu cầu: cấu trúc kim tự tháp ngược; tiêu đề dưới 15 từ; sapo 2–3 câu trả lời đủ 5W1H;
tổng độ dài 400–600 từ; không dùng tính từ cường điệu; không thêm thông tin ngoài dữ liệu đã cho.
Cuối bài liệt kê những chỗ bạn thấy thiếu thông tin.Yêu cầu “liệt kê chỗ thiếu thông tin” giúp bạn phát hiện lỗ hổng trước khi phóng viên phát hiện.
Bước 3: Chỉnh giọng thương hiệu
Bản AI viết thường đúng ngữ pháp nhưng sai giọng. Hãy sửa bằng một bảng từ ngữ nên dùng và nên tránh của riêng thương hiệu.
| Thay vì (giọng máy) | Hãy dùng (cụ thể) |
|---|---|
| Giải pháp đột phá, hàng đầu | Mô tả điều sản phẩm làm được, kèm số liệu |
| Mang đến trải nghiệm tuyệt vời | Khách hàng tiết kiệm được gì, bao lâu |
| Không ngừng nỗ lực đổi mới | Việc cụ thể đã làm trong năm qua |
| Đồng hành cùng khách hàng | Hình thức hỗ trợ cụ thể |
Bạn có thể đưa bảng này vào prompt: “Tránh các cụm từ sau: […]. Thay bằng mô tả cụ thể.”
Bước 4: Kiểm chứng thông tin và rủi ro pháp lý
Doanh nghiệp chịu trách nhiệm toàn bộ nội dung thông cáo, kể cả phần AI viết. Trước khi gửi, rà soát:
- Mọi con số khớp với nguồn gốc, đúng đơn vị và thời gian.
- Tên người, chức danh, tên đối tác viết đúng và đã được đồng ý nêu tên.
- Không có cam kết về hiệu quả hay so sánh với đối thủ mà bạn không chứng minh được.
- Các tuyên bố như “đầu tiên”, “duy nhất”, “lớn nhất” có căn cứ rõ ràng.
Với ngành có quy định riêng về quảng cáo như y tế, tài chính hay giáo dục, nên để bộ phận pháp chế xem lại.
Bước 5: Tối ưu cho báo điện tử và công cụ AI
Thông cáo ngày nay có hai lớp người đọc: biên tập viên báo chí và các công cụ AI tổng hợp tin tức. Cả hai đều ưu tiên thông tin rõ ràng ở đầu bài.
- Tiêu đề chứa thông tin, không chơi chữ: người đọc lướt và AI đều cần hiểu ngay tin là gì.
- Đăng bản đầy đủ trên website của doanh nghiệp, có ngày đăng, tác giả và schema bài viết, để AI có nguồn gốc để trích dẫn.
- Thêm phần hỏi đáp ngắn cho các câu hỏi báo chí hay hỏi: giá, thời điểm, phạm vi áp dụng.
Cách tối ưu này dựa trên nguyên tắc GEO; xem chi tiết trong bài GEO là gì?.
7 dấu hiệu thông cáo bị “giọng máy” và cách sửa
Đọc bản nháp và đánh dấu các dấu hiệu dưới đây. Mỗi dấu hiệu thường sửa được trong vài phút.
- Mở đầu bằng bối cảnh chung chung
thay bằng tin chính ngay câu đầu. - Dày đặc tính từ khen ngợi
thay bằng số liệu hoặc ví dụ cụ thể. - Câu nào cũng dài và cân đối
cắt bớt, xen câu ngắn. - Trích dẫn nghe như văn mẫu
viết lại theo cách người phát ngôn thật sự nói. - Kết bài bằng câu khẩu hiệu
thay bằng thông tin hành động (thời gian, cách đăng ký, liên hệ). - Lặp cùng một ý bằng nhiều cách nói
giữ một câu tốt nhất. - Thiếu chi tiết chỉ doanh nghiệp bạn có
thêm tên dự án, địa điểm, con người cụ thể.
Thông cáo báo chí là một phần của kế hoạch truyền thông lớn hơn. Nếu bạn đang lên kế hoạch cho cả quý, xem bài Lập kế hoạch marketing 90 ngày với AI.
Câu hỏi thường gặp
Báo chí có từ chối thông cáo viết bằng AI không?
Phóng viên đánh giá giá trị tin tức chứ không phải công cụ viết. Thông cáo chung chung, thiếu thông tin mới mới là lý do bị bỏ qua.
Có cần ghi rõ thông cáo được hỗ trợ bởi AI không?
Thường không bắt buộc với thông cáo doanh nghiệp, nhưng doanh nghiệp chịu trách nhiệm toàn bộ nội dung và số liệu trong thông cáo.
Một thông cáo báo chí nên dài bao nhiêu?
Khoảng 400–600 từ, với thông tin quan trọng nhất nằm trong tiêu đề và hai đoạn đầu.